Datenschutzerklärung

Sprache: Dieser Text liegt auf Deutsch und Englisch vor. Maßgeblich ist die deutsche Fassung.

Stand: 18.10.2026

1. Verantwortlicher

signround – Inh. Eray Yilmaz, Europaring 90, 53757 Sankt Augustin, Deutschland. E-Mail: info@signround.com. Kontaktformular: /contact. Wir sind nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen.

Zwei Rollen:

• Für Ihr Konto, unsere Website und Sicherheitsprotokolle sind wir Verantwortlicher.
• Für Dokumente, die Sie versenden (Inhalt, Namen und E-Mail-Adressen der Unterzeichner, Unterschriften, Protokoll), sind Sie (der Absender) Verantwortlicher. Wir verarbeiten diese Daten in Ihrem Auftrag nach unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Wenn Sie Unterzeichner sind, richten Sie Anfragen zu einem Dokument bitte an dessen Absender. Wenn Sie sich an uns wenden, leiten wir Ihre Anfrage weiter.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: Name, E-Mail, Firma, Passwort (nur als Hash gespeichert), Logo- und Farbeinstellungen, Login-Zeiten, Zeitpunkt Ihrer Zustimmung zu den AGB.
• Dokumente: hochgeladene Dateien (PDF, Bilder, TXT) und das daraus erstellte PDF, Feldeingaben, Unterschriften (gezeichnet, getippt oder als Bild hochgeladen), Vorlagen.
• Unterzeichner: Name, E-Mail, Signierschritte, Ablehnungsgrund.
• Protokoll (Audit-Trail): Ereignisse, Zeitpunkte, IP-Adresse, Angaben zum Browser, SHA-256-Hashes des Originals und des fertigen Dokuments.
• E-Mails: Login-, Bestätigungs- und Passwort-E-Mails; Zustellstatus von Einladungen, Erinnerungen und fertigen Dokumenten.
• Bezahlte Pläne (Geschäftskunden): Firmenname, Rechnungsanschrift, USt-IdNr., Plan, Rechnungen, Zahlungsstatus. Karten- oder Bankdaten verarbeitet unser Zahlungsanbieter; wir speichern sie nicht.
• Kontaktformular und E-Mails an uns: Name, E-Mail, Ihre Nachricht.
• Prüfseite (/verify): Der Fingerabdruck (Hash) des Dokuments wird in Ihrem Browser berechnet. Dateien, die Sie dort prüfen, speichern wir nicht.
• Technische Protokolle: IP-Adresse, Zeitpunkt der Anfrage, Fehler.

Wir zeichnen keine Schreibgeschwindigkeit und keinen Schreibdruck auf. Eine Unterschrift wird nur als Bild gespeichert.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

• Bereitstellung Ihres Kontos und des Dienstes: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b).
• Durchführung von Signaturen für Absender: in deren Auftrag als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 1).
• Sicherheit, Missbrauchsabwehr und Bearbeitung von Meldungen rechtswidriger Inhalte: berechtigtes Interesse an einem sicheren Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• Beantwortung Ihrer Nachrichten: Art. 6 Abs. 1 lit. b, wenn sie Ihren Vertrag betreffen, sonst lit. f.
• Abrechnung bezahlter Pläne: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b); Aufbewahrung von Rechnungen: gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c).
• Gesetzliche Pflichten, z. B. steuerliche Aufzeichnungen: Art. 6 Abs. 1 lit. c.
• Newsletter: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), siehe Abschnitt 10.
• Nur notwendige Cookies, kein Tracking (siehe Cookie-Hinweis).

Für die Nutzung brauchen wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse. Ohne diese Angaben können wir kein Konto anlegen und keine Dokumente versenden.

4. Empfänger

• Andere Beteiligte eines Dokuments: Sie erhalten das fertige PDF samt Protokoll (Namen, E-Mail-Adressen, IP-Adressen, Zeitpunkte).
• Unsere Dienstleister: Supabase (Datenbank, Dateispeicher), Resend (E-Mail-Versand), Netlify (Hosting der Website und Serverfunktionen), STRATO (unser E-Mail-Postfach info@signround.com). Siehe Unterauftragsverarbeiter.
• Zeitstempeldienst: DigiCert, Inc. (USA) erhält nur einen Fingerabdruck (Hash) des fertigen PDFs, um einen Zeitstempel zu setzen. Namen, E-Mail-Adressen oder Dokumentinhalte erhält DigiCert nicht.
• Zahlungsanbieter für bezahlte Pläne: Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) teilweise in eigener Verantwortung, siehe stripe.com/privacy. Stripe kann Daten an Stripe, Inc. in den USA übermitteln, auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework und von Standardvertragsklauseln.
• Steuerberater und Finanzamt, für Rechnungen.
• Behörden, nur soweit das Gesetz es verlangt.

5. Wo Daten gespeichert und verarbeitet werden

• Speicherung: Dokumente, Unterschriften, Konten und Protokolle speichern wir in der EU, in Frankfurt am Main (Supabase).
• Verarbeitung in den USA: Unsere Serverfunktionen laufen bei Netlify auf Amazon Web Services in den USA (Ohio). Beim Hochladen, Unterschreiben und Abschließen eines Dokuments werden dort das Dokument, Unterschriftsbilder, Namen, E-Mail-Adressen und IP-Adressen kurz verarbeitet. Dauerhaft gespeichert wird dort nichts.
• E-Mails versenden wir über Resend aus einer EU-Region (Irland). Resend ist ein US-Unternehmen.
• Rechtsgrundlage für Übermittlungen in die USA: das EU-US Data Privacy Framework (Netlify, Resend) sowie EU-Standardvertragsklauseln (Supabase und als Rückfall für die anderen).

6. Speicherdauer

• Dokumente (Originaldatei, PDF) und Protokoll: bis Sie sie oder Ihr Konto löschen.
• Signierlinks: verfallen, wenn das Dokument abgeschlossen, abgelehnt, abgebrochen oder abgelaufen ist.
• Kontodaten: werden 30 Tage nach der Löschung Ihres Kontos gelöscht, außer das Gesetz verlangt eine Aufbewahrung. In diesen 30 Tagen ist das Konto gesperrt.
• Technische Protokolle: 30 Tage.
• Nachrichten an uns: 3 Jahre nach Abschluss des Anliegens.
• Rechnungen und Abrechnungsunterlagen: 8 Jahre (§ 147 AO).
• Backups bei unserem Datenbank-Anbieter: werden nach höchstens 7 Tagen automatisch überschrieben.

Bitte bewahren Sie eine eigene Kopie fertiger Dokumente auf. Für gesetzliche Aufbewahrungspflichten sind Sie selbst verantwortlich.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (16), Löschung (17), Einschränkung der Verarbeitung (18), Datenübertragbarkeit (20) und Widerspruch (21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Kontakt: info@signround.com. Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW), Düsseldorf.

8. Sicherheit

Verschlüsselte Verbindungen, privater Dateispeicher, Zugriffskontrollen für jede Datenbanktabelle, Signierlinks nur als Hash gespeichert, Begrenzung wiederholter Anfragen.

9. Automatisierte Entscheidungen

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung (Art. 22).

10. Newsletter

• Inhalt: Neuigkeiten zu signround, neue Funktionen, Blogartikel, Tipps und Angebote. Bis zu 2 Mails pro Monat.
• Anmeldung: nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG). Wir nutzen das Double-Opt-In-Verfahren: Sie erhalten eine E-Mail und müssen die Anmeldung über einen Link bestätigen. Bestätigen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen, löschen wir Ihre Adresse.
• Was wir speichern: E-Mail-Adresse, Name (freiwillig), Sprache, Zeitpunkt und IP-Adresse von Anmeldung und Bestätigung, den angezeigten Einwilligungstext. Diesen Nachweis bewahren wir auf, solange Sie angemeldet sind, und 3 Jahre nach Ihrer Abmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO), um Ihre Einwilligung belegen zu können.
• Kein Tracking: Wir messen nicht, ob Sie E-Mails öffnen oder Links anklicken.
• Abmeldung: jederzeit über den Link in jeder E-Mail oder per E-Mail an info@signround.com. Danach speichern wir Ihre Adresse nur noch auf einer Sperrliste, damit Sie keinen Newsletter mehr erhalten.
• Dienstleister: Resend (siehe Unterauftragsverarbeiter).
• E-Mail-Adressen von Unterzeichnern, die nur zum Unterschreiben eines Dokuments eingeladen wurden, nutzen wir nie für den Newsletter.

11. Blog

Für das Lesen unseres Blogs brauchen Sie kein Konto, und es werden keine zusätzlichen Cookies gesetzt. Wir binden keine Inhalte anderer Anbieter ein (z. B. Videos oder Social-Media-Beiträge). Es gibt keine Kommentarfunktion. Technische Protokolle speichern wir wie in Abschnitt 6 beschrieben.

12. Änderungen

Wir passen diese Seite bei Bedarf an und informieren Kontoinhaber über wichtige Änderungen.